Eficiencia: Lo que no se mide, no existe

Vivimos en una sociedad altamente competitiva en la que se nos exige desempeñar con eficacia múltiples tareas. Las 24 horas del día no pueden alargarse, pero sí es posible gestionar mejor nuestro tiempo.

Las corporaciones exigimos datos, números y realidades tangibles. Así que no queda más remedio que impulsar la eficiencia. Porque las cosas que no se miden, no existen.

Algunas personas sufren lo que se llama síndrome de la falta de tiempo, que consiste en acumular estrés, no terminar lo que se empieza, no alcanzar ninguna meta y quedar mal con la gente. Es necesario salir de esta situación analizando qué distrae de los objetivos y elaborando un plan de productividad.

Escribir una hoja de ruta. Hay que poner por escrito qué es lo que se desea alcanzar, tanto profesional como personalmente. Esto puede parecer innecesario, pero es la base de la eficiencia. Permite centrarse en lo que de verdad importa. A la vez, es preciso detallar lo accesorio. ¿Qué ahorraría tiempo? ¿Pedir la compra por internet? ¿Adaptar los trayectos a los momentos de menos tráfico? ¿Limitar el tiempo de las reuniones?

Apuntar y apuntar. Tener siempre a mano la agenda, ya sea en papel o en el teléfono, para tomar nota de lo que está pendiente y ver rápidamente lo que habrá que mañana o esta misma tarde. Pero estas listas tienen que ser razonables, no vale ponerse imposibles que desanimen de su cumplimiento. Luego conviene borrar, tachar o marcar con un color diferente lo que ya está resuelto para sentir la satisfacción del deber cumplido.

Eliminar los distractores. No atender llamadas, silenciar el teléfono, revisar (y responder) el correo electrónico solo a determinadas horas… Los líderes productivos lo son porque se imponen una disciplina.

Madrugar. Cada uno tiene sus ritmos circadianos, pero según todos los estudios sobre productividad la luz diurna es la que provoca mayor activación en las personas. Madrugar, incluso empezar a trabajar cuando no hay nadie que moleste, es altamente eficaz.

Priorizar. En ocasiones, no queda más remedio que asumir que no se es un superman o una superwoman. Habrá objetivos que posponer a cambio de cumplir con los importantes.

Terminar las tareas. No empezar varias cosas para no terminar ninguna. Hay que centrarse en que lo que se comience, se acabe.

Delegar. Un líder tiene un buen equipo en el que delegar. Para eso lo ha formado y sabe que cada uno de sus miembros se siente autónomo y responsable de sus objetivos. La productividad empresarial es directamente proporcional a la del líder.

Decir sí a lo que quieres. Esto es, saber gestionar las emociones para decir «ahora estoy en esto, lo hablamos mañana a las 11», para contagiar entusiasmo, para crear equipo, para pedir ayuda.

Formarse en productividad. Existen técnicas para aumentar la productividad. Un buen curso podrá ayudar a las personas con tendencia a procrastinar, al desorden, a la impuntualidad…

San Francisco de Asís decía: «Comienza haciendo lo que es necesario, después lo que es posible y de repente estarás haciendo lo imposible».

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