Tips para optimizar la gestión de tus proyectos (para agencias)

Si quieres obtener buenos resultados, sigue estos tips

Con estos consejos, tu negocio fluirá de manera óptima.

Con estos consejos, tu negocio fluirá de manera óptima. Crédito: Pexels

En un mundo tan competitivo como en el que se desarrollan las marcas en la actualidad, es común que entreguen a una agencia los objetivos a ser cumplidos, pues nada como dejar en manos de expertos un emprendimiento o un sueño que solo se puede lograr por medio de buenas técnicas de Marketing.

Las agencias de Marketing conocen la inquietud de los clientes al saber que es difícil llegar a las masas en esta era de consumidores de contenido, en la cual las personas están sedientas de información y ya no tanto de la publicidad tradicional.

Una agencia de Marketing Digital está consciente de que a las audiencias se les debe atraer por medio de contenido de calidad que refleje una solución o una satisfacción a sus principales necesidades.

También una agencia de Marketing puede gestionar distintos asuntos de cualquier cliente en particular; es decir, se podrían perseguir diversos objetivos: dar a conocer una marca que se acaba de lanzar, aumentar las ventas de un producto en particular, apoyar obras benéficas de una empresa, etc.

Las agencias deben estar conscientes de que ningún cliente es tonto como para no saber que existen diferentes proyectos bajo la supervisión de ellas.

Su inquietud es que tu agencia realmente mantenga la cabeza lo suficientemente fría como para manejar  varios proyectos a la vez de manera óptima, sin fracasar en el intento o sin descuidar los objetivos de ninguna marca.

A veces son necesarias algunas herramientas para gestionar los proyectos en una agencia de Marketing, pero con hacerle saber a las cuentas o clientes de la agencia que se dispone de los recursos necesarios para tener todo bajo control, es más que suficiente.

Es importante, pues, que tengas en cuenta los siguientes recursos o consejos comprobados para así llevar la gestión de los proyectos de tu agencia al siguiente nivel. 

Pero antes, conoce cuáles deben ser las habilidades de las personas que se encarguen de gestionar los proyectos de la agencia.

Habilidades de un Project Manager

El ingenio y la creatividad deben ser los condimentos esenciales de cualquier gestor de proyectos en una agencia, pues hace falta bastante imaginación para manejar diversos trabajos de las diversas cuentas que pueda llevar una agencia de marketing.

1. Visión: es de las más importantes de las habilidades, puesto que se necesita tener de suficiente visión para prever posibles imprevistos, saber qué causa estrés entre los empleados y dejar tiempo suficiente para respirar. 

No se trata de hacer todo en un día, sino de saber manejar los tiempos de manera tan eficiente que el éxito sea inminente, y que además se tenga un período para el descanso.

2. Manejo de personas: una buena habilidad social es imprescindible, pues hacer las preguntas a tiempo y a las personas correctas puede determinar una gran diferencia. 

Igualmente, es importante que el project manager conozca a sus miembros de equipo; es decir, que sepa cuáles son sus puntos fuertes, conversar acerca de esto y así sacar el mayor de los provechos.

3. Resistencia al cambio: siempre existirán cambios de fechas que alterarán los plazos de entrega, así que esta persona deberá ser lo suficientemente flexible como para adaptarse a los nuevos plazos y entregar de manera exitosa y a tiempo cada proyecto.

Tips/ recursos para mejorar la gestión

Aunque la comunicación es el pilar fundamental en todo proyecto, pues obviamente se trabaja con un equipo de personas, hay algunas recomendaciones que pueden servirte para que la gestión de los proyectos mejore más allá de una conversación.

Herramientas de Project Management

Coordinar los proyectos es más sencillo si cuentas con herramientas que te ayuden a mantenerlos en orden.

Aunque más adelante verás otros tips efectivos, es importante que la agencia disponga de softwares que permitan asignar tareas a cada miembro del equipo y así nada se saldrá de control.

Acá se mencionan solo algunas de las herramientas primordiales para gestionar cualquier proyecto de marketing; podrás encontrar muchas más de manera online:

  • Zoho Projects: si quieres hacer seguimientos al progreso de ciertos proyectos, esta herramienta te sacará del apuro; tiene versión gratuita pero también paga en la que puedes manejarte con la nube.
  • Bambam!: te permitirá saber si hay errores o inconsistencias en los proyectos, manteniéndote al tanto de retrasos en los tiempos de entrega.
  • Trello: a través de tarjetas podrás saber cómo van las tareas de los distintos miembros de tu equipo; tiene una buena capacidad de almacenamiento y se maneja por fases en las que se pueda encontrar algún proyecto.

Gestión de riesgos

Muchos proyectos han fracasado por no prevenir situaciones que eran perfectamente previsibles.

Son bastantes las situaciones por las que un proyecto se puede ver interrumpido: enfermedad de algún miembro del equipo, cortes de luz, cortes del servicio de internet, etc.

Así como en las crisis de reputación, es necesario que las agencias de Marketing cuenten con un plan de contingencia eficiente que a la vez esté manejado por un equipo de contingencia ya establecido.

Con tu equipo, documenten todo lo que se diga en una reunión sobre las posibles situaciones no favorables en las que se podría ver envuelto un proyecto y las soluciones para continuar con la ejecución sin inconvenientes.

Hacer acuerdos previos

Para evitar conflictos en la entrega final del proyecto, es imprescindible que ambas partes (agencia y cliente o marca) estén de acuerdo con los alcances que tendrá el proyecto.

Es evidente que cada proyecto persigue objetivos distintos, pero mientras más claras estén las reglas y las herramientas se podrán evitar los malos entendidos.

Son muchas las perspectivas sobre un mismo aspecto que se pueden tener en una reunión, así que es necesario poner todas las cartas sobre la mesa.

Además del alcance, el project manager debe convenir todo lo que acarrea el proyecto: cuántas personas trabajarán en él, herramientas a utilizar, horas de trabajo empleadas, entre otros.

Realizar documentación

No se trata solo de documentar la planificación del proyecto, la contingencia, los objetivos y todo lo acordado, sino también de documentar el proceso.

Al perseguir un objetivo, son muchas las cosas con las que se puede tropezar un proyecto, incluidos los cambios.

Todo esto, y también las decisiones que se tomen, debe estar escrito en papel para que con la entrega final todo se pueda ver en retrospectiva y, sin lugar a dudas, para realizar las optimizaciones correspondientes.

Mantener al tanto de status del proyecto

Son muchos los implicados en un proyecto de una agencia de Marketing, desde la marca hasta cada miembro del equipo.

Es necesario que todos estén al tanto sobre el estatus, para así evitar conflictos y no generar desconfianza entre todas las partes implicadas.

Además, ante un posible colapso del proyecto nadie estará tan sorprendido o se tomarán las medias necesarias para salvarlo lo antes posible.

Saber recibir un feedback

Que un proyecto se devuelva no debe ser tomado a mal por una buena gestión, sino como la oportunidad de realizar mejoras en su desarrollo.

Todo buen líder debe poder adaptarse a las circunstancias, además de saber escuchar y aceptar las sugerencias del cliente o de otros miembros del equipo, si ellos tienen razón.

Estar al pendiente de las nuevas tendencias

En especial en el Marketing Digital es común que surjan nuevas tendencias en cuanto al contenido, aplicaciones, cambios en algoritmos, etc,

Es preciso que una buena gestión de un proyecto mantenga un ojo en la aparición de esas tendencias; aunque ya se hayan establecido los objetivos, se pueden hacer algunos cambios en la ejecución en pro de una mejoría.

Medir resultados

Cualquiera que sea la herramienta que se use, es importante obtener números de las acciones tomadas y así tenerlos de referencia para hacer las optimizaciones necesarias para mejorar próximos proyectos.

En conclusión, optimizar la gestión de proyectos en una agencia de Marketing depende de la planificación de estos, y de contar con una figura líder, con habilidades sociales y capacidad de adaptarse al cambio para obtener los resultados deseados.

Por último, es recomendable tomar respiros, darle tiempo al descanso para que cada miembro del equipo pueda dejar aflorar su creatividad al máximo y pueda dar el 100% al proyecto.

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